Viele kleine Unternehmen und Selbstständige arbeiten täglich mit Abläufen, die über Jahre gewachsen sind. Informationen werden per E-Mail weitergeleitet, Termine in verschiedenen Kalendern gepflegt, Kundendaten in Excel-Tabellen gespeichert und Dokumente ausgedruckt, unterschrieben und anschließend wieder eingescannt.
Solange das Unternehmen überschaubar bleibt, funktionieren solche Abläufe häufig noch. Mit steigender Auftragslage entstehen jedoch schnell unnötige Rückfragen, doppelte Arbeit und Fehler.
Genau hier setzt die Digitalisierung von Prozessen an.
Doch was bedeutet es eigentlich, einen Prozess zu digitalisieren? Welche Vorteile entstehen dadurch? Und wie können kleine Unternehmen sinnvoll beginnen, ohne direkt eine komplizierte und teure Software einzuführen?
Dieser Artikel erklärt das Thema verständlich und zeigt anhand konkreter Beispiele, wie digitale Prozesse den Arbeitsalltag erleichtern können.
Was ist ein Prozess?
Ein Prozess ist zunächst nichts anderes als ein wiederkehrender Arbeitsablauf.
Dazu gehören beispielsweise:
- die Bearbeitung einer Kundenanfrage,
- die Erstellung eines Angebots,
- die Vergabe eines Termins,
- die Dokumentation eines Auftrags,
- die Erfassung von Arbeitszeiten,
- die Freigabe einer Rechnung,
- die Verwaltung von Kundendaten,
- die Bearbeitung einer Reklamation.
Fast jede Tätigkeit in einem Unternehmen besteht aus mehreren aufeinanderfolgenden Schritten.
Ein typischer Ablauf könnte zum Beispiel so aussehen:
Ein Kunde stellt eine Anfrage. Die Anfrage wird gelesen und intern weitergeleitet. Anschließend werden weitere Informationen eingeholt, ein Angebot wird erstellt und per E-Mail versendet. Nach der Zusage wird ein Termin vereinbart. Nach Abschluss des Auftrags werden die erbrachten Leistungen dokumentiert und eine Rechnung erstellt.
Dieser Ablauf ist ein Geschäftsprozess.
Was bedeutet es, einen Prozess zu digitalisieren?
Einen Prozess zu digitalisieren bedeutet nicht einfach, Papierdokumente einzuscannen oder eine Excel-Tabelle anzulegen.
Eine sinnvolle Digitalisierung betrachtet den gesamten Ablauf und prüft, wie die einzelnen Arbeitsschritte einfacher, übersichtlicher und effizienter gestaltet werden können.
Dabei können Informationen beispielsweise zentral gespeichert, automatisch weitergeleitet oder direkt in andere Arbeitsschritte übernommen werden.
Aus einer Kundenanfrage über die Website kann beispielsweise automatisch ein Vorgang entstehen. Die Kontaktdaten werden gespeichert, die Anfrage einem Mitarbeiter zugeordnet und der Bearbeitungsstand dokumentiert. Auf Grundlage dieser Daten kann später ein Angebot erstellt werden, ohne dass sämtliche Angaben erneut eingetragen werden müssen.
Digitalisierung bedeutet daher vor allem:
- Informationen nur einmal zu erfassen,
- wiederkehrende Tätigkeiten zu vereinfachen,
- Medienbrüche zu vermeiden,
- Abläufe transparenter zu machen,
- Fehlerquellen zu reduzieren.
Ein einfaches Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Stellen wir uns einen Handwerksbetrieb vor, der Termine telefonisch vereinbart.
Der Kunde ruft an. Die Kontaktdaten werden auf einem Zettel notiert. Anschließend wird der Termin in einen Kalender übertragen. Der zuständige Mitarbeiter erhält die Informationen per Nachricht. Nach dem Termin wird ein Arbeitsbericht auf Papier ausgefüllt. Im Büro müssen die Daten später erneut für die Rechnung erfasst werden.
Dieser Ablauf verursacht mehrere Probleme:
Die gleichen Informationen werden mehrfach übertragen. Handschriftliche Notizen können unvollständig oder schlecht lesbar sein. Zettel können verloren gehen. Änderungen müssen an mehrere Personen weitergegeben werden. Außerdem ist nicht immer sofort ersichtlich, welcher Auftrag bereits erledigt oder abgerechnet wurde.
Ein digitaler Ablauf könnte deutlich einfacher aussehen.
Die Kundendaten werden direkt bei der Anfrage in einem zentralen System erfasst. Der Termin wird dort geplant und dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen. Der Mitarbeiter kann die Auftragsinformationen über ein Smartphone oder Tablet abrufen. Nach Abschluss der Arbeiten dokumentiert er die Leistung digital. Die erfassten Daten stehen anschließend direkt für die Rechnungsstellung zur Verfügung.
Die Arbeit an sich bleibt bestehen. Der Ablauf wird jedoch übersichtlicher und weniger fehleranfällig.
Welche Vorteile haben digitale Prozesse?
1. Weniger doppelte Arbeit
In vielen Unternehmen werden identische Informationen mehrfach eingegeben.
Kundendaten stehen beispielsweise in einer E-Mail, werden anschließend in eine Tabelle kopiert und später erneut in ein Rechnungsprogramm übertragen.
Jede erneute Eingabe kostet Zeit und erhöht das Risiko von Fehlern.
Bei einem gut aufgebauten digitalen Prozess werden Daten möglichst nur einmal erfasst und anschließend für weitere Arbeitsschritte verwendet.
2. Schnellere Bearbeitung
Digitale Informationen stehen unmittelbar zur Verfügung.
Mitarbeiter müssen nicht erst nach einer Akte, einem Zettel oder einer bestimmten E-Mail suchen. Der aktuelle Stand eines Vorgangs kann zentral eingesehen werden.
Dadurch lassen sich Kundenanfragen schneller beantworten und Aufgaben zügiger bearbeiten.
3. Weniger Fehler
Viele Fehler entstehen nicht durch mangelnde Sorgfalt, sondern durch unübersichtliche Abläufe.
Informationen werden falsch übertragen, Fristen übersehen oder Dokumente nicht rechtzeitig weitergeleitet.
Digitale Systeme können Pflichtfelder vorgeben, Fristen anzeigen oder Mitarbeiter automatisch an offene Aufgaben erinnern.
4. Mehr Transparenz
Bei manuellen Abläufen wissen häufig nur einzelne Personen, wie weit ein Vorgang bearbeitet wurde.
Ein digitaler Prozess kann jederzeit anzeigen:
- Wann ist die Anfrage eingegangen?
- Wer bearbeitet den Vorgang?
- Welche Informationen fehlen noch?
- Wurde das Angebot bereits versendet?
- Hat der Kunde zugesagt?
- Ist der Auftrag abgeschlossen?
- Wurde die Rechnung erstellt?
Dadurch werden Abläufe nachvollziehbarer und die Zusammenarbeit verbessert sich.
5. Besserer Kundenservice
Auch Kunden profitieren von klaren digitalen Abläufen.
Anfragen können schneller beantwortet, Termine zuverlässiger koordiniert und Informationen gezielter bereitgestellt werden.
Ein professioneller Prozess vermittelt dem Kunden, dass sein Anliegen strukturiert bearbeitet wird.
Welche Prozesse eignen sich besonders für die Digitalisierung?
Grundsätzlich lassen sich viele betriebliche Abläufe digital unterstützen. Besonders geeignet sind Prozesse, die regelmäßig wiederkehren und bei denen viele Informationen verarbeitet werden.
Typische Beispiele sind:
Kundenanfragen
Anfragen über Website, E-Mail oder Telefon können zentral gesammelt und strukturiert bearbeitet werden.
Angebots- und Auftragsverwaltung
Angebote können auf Basis gespeicherter Kundendaten erstellt und später direkt in einen Auftrag überführt werden.
Terminplanung
Termine können zentral verwaltet, Mitarbeitern zugeordnet und bei Änderungen automatisch aktualisiert werden.
Dokumentation von Leistungen
Arbeitsberichte, Checklisten, Fotos oder Kundenunterschriften können direkt vor Ort digital erfasst werden.
Zeiterfassung
Arbeits-, Projekt- oder Einsatzzeiten lassen sich digital dokumentieren und später auswerten.
Rechnungsstellung
Auftrags- und Leistungsdaten können für die Erstellung von Rechnungen übernommen werden.
Interne Freigaben
Urlaubsanträge, Bestellungen, Angebote oder Rechnungen können digital zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet werden.
Dokumentenverwaltung
Verträge, Rechnungen, Berichte und weitere Unterlagen können strukturiert gespeichert und schneller gefunden werden.
Digitalisierung bedeutet nicht automatisch Automatisierung
Die Begriffe Digitalisierung und Automatisierung werden häufig gleichgesetzt. Sie beschreiben jedoch unterschiedliche Schritte.
Bei der Digitalisierung wird ein bisher manueller oder papierbasierter Ablauf digital abgebildet.
Bei der Automatisierung werden bestimmte Schritte anschließend selbstständig durch ein System ausgeführt.
Ein Beispiel:
Ein Kunde füllt ein digitales Kontaktformular aus. Die Anfrage wird automatisch gespeichert. Das ist zunächst ein digitaler Prozess.
Wenn das System dem Kunden zusätzlich automatisch eine Eingangsbestätigung sendet, einen neuen Vorgang anlegt und den zuständigen Mitarbeiter informiert, handelt es sich um Automatisierung.
Nicht jeder Prozess muss vollständig automatisiert werden. Häufig entsteht bereits ein großer Nutzen, wenn Informationen zentral verfügbar sind und nicht mehrfach übertragen werden müssen.
Individuelle Software oder fertige Standardlösung?
Für viele Aufgaben existieren fertige Softwarelösungen. Dazu gehören beispielsweise Programme für Buchhaltung, Terminplanung, Kundenverwaltung oder Zeiterfassung.
Solche Lösungen können sinnvoll sein, wenn die betrieblichen Abläufe weitgehend dem vorgesehenen Standard entsprechen.
In manchen Unternehmen gibt es jedoch besondere Anforderungen.
Vielleicht müssen Informationen auf eine bestimmte Weise dokumentiert werden. Eventuell bestehen branchenspezifische Abläufe oder eine vorhandene Software deckt nur einen Teil des Prozesses ab. Manchmal müssen mehrere Programme miteinander verbunden werden.
In diesen Fällen kann eine individuell entwickelte Anwendung sinnvoll sein.
Eine individuelle Software wird nicht für einen möglichst großen allgemeinen Nutzerkreis entwickelt, sondern gezielt auf einen bestimmten Arbeitsablauf abgestimmt.
Das kann beispielsweise ein internes Verwaltungsportal, ein digitales Auftragsformular, eine branchenspezifische Dokumentationslösung oder ein Werkzeug zur automatisierten Auswertung von Daten sein.
Dabei muss nicht immer ein umfangreiches Softwaresystem entstehen. Häufig reicht bereits eine kleine, gezielte Lösung, die einen besonders zeitaufwendigen Arbeitsschritt vereinfacht. Mehr dazu im Beitrag Individuelle Softwareentwicklung für KMU.
Warum Digitalisierungsprojekte häufig scheitern
Nicht jedes Digitalisierungsprojekt führt automatisch zu einer Verbesserung.
Ein häufiger Fehler besteht darin, einen schlechten oder unnötig komplizierten Ablauf unverändert in eine Software zu übertragen.
Wenn ein Prozess bereits vorher unklar war, wird er durch eine digitale Umsetzung nicht automatisch besser. Unter Umständen wird lediglich ein komplizierter analoger Ablauf zu einem komplizierten digitalen Ablauf.
Deshalb sollte vor der technischen Umsetzung immer geprüft werden:
- Welche Schritte sind tatsächlich notwendig?
- Wo entstehen Verzögerungen?
- Welche Informationen werden mehrfach erfasst?
- Welche Aufgaben verursachen besonders viel Aufwand?
- Wer benötigt welche Informationen?
- Welche Ausnahmen gibt es?
- Was soll sich für Mitarbeiter und Kunden verbessern?
Erst wenn der bestehende Ablauf verstanden wurde, sollte entschieden werden, welche technische Lösung geeignet ist. Zur Analyse und Optimierung betrieblicher Abläufe finden Sie Infos unter Leistungen.
In fünf Schritten zum digitalen Prozess
Schritt 1: Den aktuellen Ablauf aufschreiben
Zunächst sollte der bestehende Prozess möglichst einfach beschrieben werden.
Dabei genügt häufig eine Liste der einzelnen Arbeitsschritte.
Beispiel:
- Kunde stellt Anfrage.
- Mitarbeiter prüft die Anfrage.
- Fehlende Informationen werden angefordert.
- Angebot wird erstellt.
- Kunde bestätigt das Angebot.
- Termin wird vereinbart.
- Auftrag wird durchgeführt.
- Leistung wird dokumentiert.
- Rechnung wird erstellt.
Diese einfache Darstellung schafft bereits Klarheit.
Schritt 2: Probleme und Zeitfresser erkennen
Anschließend sollte geprüft werden, an welchen Stellen Schwierigkeiten entstehen.
Typische Hinweise sind:
- Informationen werden mehrfach eingegeben.
- Mitarbeiter suchen regelmäßig nach Unterlagen.
- Kunden fragen häufig nach dem Bearbeitungsstand.
- Aufgaben bleiben liegen.
- Übergaben zwischen Mitarbeitern funktionieren nicht zuverlässig.
- Fehler werden erst spät erkannt.
- Rechnungen können nicht zeitnah erstellt werden.
Nicht jeder Arbeitsschritt muss optimiert werden. Entscheidend sind zunächst die Bereiche mit dem größten Verbesserungspotenzial.
Schritt 3: Ein konkretes Ziel festlegen
Die Aussage „Wir möchten digitaler werden“ ist zu ungenau.
Ein gutes Ziel beschreibt eine konkrete Verbesserung.
Beispiele:
- Kundenanfragen sollen zentral erfasst werden.
- Arbeitsberichte sollen nicht mehr nachträglich übertragen werden müssen.
- Der Bearbeitungsstand eines Auftrags soll jederzeit sichtbar sein.
- Rechnungen sollen schneller erstellt werden können.
- Mitarbeiter sollen unterwegs auf Auftragsdaten zugreifen können.
Ein klar formuliertes Ziel erleichtert die Auswahl der passenden Lösung.
Schritt 4: Mit einem überschaubaren Prozess beginnen
Gerade kleine Unternehmen sollten nicht versuchen, sämtliche Abläufe gleichzeitig zu digitalisieren.
Sinnvoller ist es, mit einem klar begrenzten Prozess zu starten.
Geeignet ist ein Ablauf, der regelmäßig vorkommt, aktuell unnötig viel Zeit kostet und sich gut abgrenzen lässt.
Dadurch bleiben Aufwand und Risiko überschaubar. Gleichzeitig entstehen schnell sichtbare Verbesserungen. Wie Digitalisierung im Alltag jenseits einer Website aussehen kann, beschreibt der Beitrag Mehr als nur eine Website.
Schritt 5: Die Lösung im Alltag testen und verbessern
Ein digitaler Prozess sollte nicht nur technisch funktionieren. Er muss auch im tatsächlichen Arbeitsalltag verständlich und praktikabel sein.
Deshalb sollten die späteren Nutzer frühzeitig einbezogen werden.
Nach der Einführung sollte geprüft werden:
- Ist die Bedienung verständlich?
- Werden alle wichtigen Informationen erfasst?
- Gibt es unnötige Eingabeschritte?
- Funktioniert der Ablauf auch bei Sonderfällen?
- Wird tatsächlich Zeit eingespart?
- Wo besteht weiterer Verbesserungsbedarf?
Digitalisierung ist häufig kein einmaliges Projekt, sondern ein schrittweiser Verbesserungsprozess.
Woran erkennt man einen guten digitalen Prozess?
Ein guter digitaler Prozess ist nicht daran zu erkennen, dass besonders viele Funktionen eingebaut wurden.
Er ist daran zu erkennen, dass der Arbeitsalltag einfacher wird.
Ein sinnvoll digitalisierter Prozess sollte:
- verständlich sein,
- unnötige Schritte vermeiden,
- Informationen zentral bereitstellen,
- Mehrfacheingaben reduzieren,
- klare Zuständigkeiten schaffen,
- auf verschiedenen Geräten nutzbar sein,
- zum tatsächlichen Unternehmen passen,
- später erweitert werden können.
Die Technik sollte sich am Arbeitsablauf orientieren und nicht umgekehrt.
Datenschutz und Sicherheit berücksichtigen
Bei der Digitalisierung werden häufig personenbezogene oder betriebliche Daten verarbeitet.
Dazu gehören beispielsweise Namen, Adressen, Kontaktdaten, Vertragsunterlagen, Rechnungen oder interne Informationen.
Deshalb sollten Datenschutz und Datensicherheit bereits bei der Planung berücksichtigt werden.
Wichtige Fragen sind unter anderem:
- Welche Daten werden gespeichert?
- Wer darf auf die Daten zugreifen?
- Wo werden die Informationen gespeichert?
- Wie werden regelmäßige Datensicherungen durchgeführt?
- Welche Daten müssen nach bestimmten Fristen gelöscht werden?
- Sind Zugriffe und Änderungen nachvollziehbar?
- Werden sichere Passwörter und Benutzerkonten verwendet?
Eine gute digitale Lösung muss nicht nur praktisch, sondern auch verantwortungsvoll aufgebaut sein.
Wann lohnt sich die Digitalisierung eines Prozesses?
Ein Prozess eignet sich besonders für eine digitale Lösung, wenn mehrere der folgenden Punkte zutreffen:
- Der Ablauf kommt regelmäßig vor.
- Die Bearbeitung kostet viel Zeit.
- Informationen werden mehrfach übertragen.
- Es entstehen häufig Rückfragen.
- Dokumente oder Daten gehen verloren.
- Der Bearbeitungsstand ist unklar.
- Mehrere Personen arbeiten am selben Vorgang.
- Mitarbeiter benötigen unterwegs Zugriff auf Informationen.
- Fehler führen zu Verzögerungen oder zusätzlichen Kosten.
- Das Unternehmen wächst und der bisherige Ablauf stößt an Grenzen.
Bereits kleinere Verbesserungen können im Laufe eines Jahres eine erhebliche Zeitersparnis erzeugen.
Wenn beispielsweise nur 15 Minuten pro Arbeitstag eingespart werden, ergeben sich bei 220 Arbeitstagen bereits 55 Stunden pro Jahr.
Digitalisierung muss daher nicht spektakulär sein. Oft liegt der größte Nutzen in vielen kleinen Vereinfachungen.
Fazit: Digitalisierung beginnt nicht mit Software, sondern mit dem Prozess
Prozesse zu digitalisieren bedeutet nicht, möglichst viele Programme einzuführen.
Es bedeutet, Arbeitsabläufe zu verstehen, unnötige Schritte zu erkennen und Informationen sinnvoll miteinander zu verbinden.
Gerade für kleine Unternehmen kann eine gezielte Digitalisierung einen großen Unterschied machen. Sie spart Zeit, reduziert Fehler, verbessert die Zusammenarbeit und ermöglicht einen professionelleren Kundenservice.
Der beste Einstieg ist häufig kein großes Komplettsystem, sondern ein überschaubarer Prozess, der im Arbeitsalltag regelmäßig Probleme verursacht.
Wer an dieser Stelle beginnt und die Lösung Schritt für Schritt weiterentwickelt, schafft eine digitale Struktur, die tatsächlich zum eigenen Unternehmen passt.
Sie möchten einen Arbeitsablauf digital vereinfachen?
Nicht jeder Betrieb benötigt eine umfangreiche Standardsoftware. Häufig ist eine gezielte Lösung sinnvoller, die sich an den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens orientiert.
Ich unterstütze kleine Unternehmen dabei, bestehende Abläufe zu analysieren, geeignete digitale Lösungen zu entwickeln und individuelle Software für besondere Anforderungen umzusetzen.
Gemeinsam betrachten wir, wo aktuell unnötiger Aufwand entsteht und wie sich der jeweilige Prozess verständlich, praxisnah und zukunftsfähig digitalisieren lässt. Kontaktieren Sie mich für ein unverbindliches Erstgespräch.
Pascal Wieser – Digitale Lösungen
Websites, individuelle Software und praxisnahe Digitalisierung für kleine Unternehmen.